會議記錄-第一屆第十一次理監事聯席會議

發文日期：112年8月22日
發文字號：平字第1120822016號函

會議記錄：

一、時間：112 年 7 月 7 日 21 時 00 分
二、地點：採Goodgle Meet視訊會議
三、出席人員姓名：
理事：方子平、李萃華、徐瑋梃、劉宗恩、林子軒、許庭瑜、陳律至，共 7 人。
監事：蕭富聰、許智淵、林羣凱，共 3 人。
四、缺席人員姓名：理事：共 0 人。監事：共 0 人。
五、請假人員姓名：理事：郭柏岑、黃品澄，共 2 人。監事：共 0 人。
六、列席人員：秘書長陳真蓉，共 1 人。
七、主席：方子平、記錄：陳真蓉。
八、主席致詞：無。
九、來賓致詞：無。
十、報告事項：

6月協會財務報告。
2023 HEMA Union 盾劍賽成果報告

十一、討論提案：

提案 1：2023HEMA Union 軍刀公開賽計畫書，提請討論。
提案人：劉宗恩
理事劉宗恩：經第十次理監事會議後，企劃書已編修過，修正行程表、預算表、器械規範。我有去邀請獅心歐洲劍術俱樂部，是目前在臺灣進行軍刀教學以及推廣比較久的團體，他們有一些成員有意願來參加，我也向他們詢問平常所使用的軍刀規格並列入參考。以下為器械規範文字：

「本活動允許使用鋼製歐洲軍刀器械，刃口需經過確實圓角處理、刀尖安全設計良好並加裝安全頭，使用之軍刀重量應在600g~1000g之間，刃長小於90公分、全長不得大於104公分。」

以上是上次會議沒有補充的部分。還有最後未來展望的文字，我有再做一次修正。最後是收支預算表，已修正活動票券的部分-名額16人，報名費800元。最後面罩的租賃費與工作人員費用有做調整。
理事長方子平：軍刀公開賽企劃書。目前各位理監事還有疑問要提出來的嗎？常務監事蕭富聰：上次看到幾個比較大的問題都已修正了。以企劃書來說應該是OK，預算表保險部分，陳律至理事有再幫忙看過，下次用Excel去代公式就好，減少這種錯誤。

決議：7人同意，照案通過。

提案 2：第十屆兵武盃：兵擊交流推廣賽計畫書，提請討論。
提案人：劉宗恩
理事劉宗恩：經第十次理監事會議後，修正預算表、補充兵武盃活動內容、新賽事組別名稱定為【全接觸概念賽】，請各位理監事確認後進行投票。

決議：7人同意，照案通過。

提案 3：2023 Clash of Steel活動成果報告，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：免費的公關門票設立，讓實際來活動現場的人比以前多，但是連帶的我們需要加強出入口管制。這一部分今年還做得不是很確實。所以才會人數統計比較困難。本屆淘汰賽跟晉級表單出現延宕混亂的現象，這個部分目前已經請林子軒理事還有我弟，他本身是工程師，他們兩位現在已經在討論，如何減少人為失誤的狀況。

今年的檢錄長提到，臨時需要租借裝備的繳費狀況，會讓參賽選手檢錄處與櫃台兩邊跑，之後在檢錄區安置只需要簽名的收據會比較好。其他幾項優缺點也記錄在成果報告書了。

決議：7人同意，照案通過。

提案 4：第一屆第四次會員大會+第二屆理監事選舉事宜，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：預計在八月份召開會員大會。我們要決定日期、議案還有安排選務工作人員。首先是8月日期。我必須要先跟大家說聲抱歉的是，前兩週我的週末是沒有空的，所以日期必須要從後兩週，19、20跟26、27裡面選，剛好20號那一天，獅心歐洲劍術社有請了國外的講師來教課。我們的會員包括劉宗恩理事，都想去參加活動，我會希望把20號這一天空下來。這樣的話，就只剩27號。所以會員大會時間預計是8月27號。請問ok嗎?

會員大會的議案，最主要提交我們去年度的決算、成果報告，以及今年的活動規劃、預算表，這些表單在今年的理監事會議審核過了，這是要報告給所有的會員知道，除了這兩個報表議案之外，接下來就是第二屆理監事選舉。因此，除了這三個議案之外，有沒有其他議案要在會員大會提出來的？在會員大會前，我跟祕書長都會持續處理。所以有任何議案都請提交給我們。

目前理事選票參考名單裡面有10位。但是我們需要9位理事加2位候補理事，總共需要是11人。所以我們還需要再提名1位理事候選人。同樣的，監事選票參考名單有三位，尚須加一位候補監視，共計四人。所以理事跟監事都還需要再各補一位人員進來。請問各位有沒有提名的人選?
秘書長陳真蓉：我想詢問祕書長可以提名嗎?
理事長方子平：可以。
秘書長陳真蓉：我想要提名楊才誼。
常務監事蕭富聰：我也是。
理事長方子平：好，你想提議她來擔任理事還是監事?
秘書長陳真蓉&常務監事蕭富聰：理事。
常務監事蕭富聰：另外詢問，如果選舉時，會員手寫候選人名字，沒有投參考名單的候選人，而這個人在監事選舉也有選上，這種情況怎麼處理？
秘書長陳真蓉：如果這個人在理事和監事選舉都選上，他就只能擇一職位擔任。
常務監事蕭富聰：這種情況就是可以自己選要當理事還是監事嗎?
秘書長陳真蓉：對，因為你就是被大多數的人提名這樣。
理事長方子平：既然楊才誼有複數人提議，我先填到理事參考名單上，會議後我會在詢問她的意願。
理事徐瑋梃：我想到林明隆。我記得他有加入過協會，而且他腦袋也挺清楚的。理事長方子平：好，有人附議嗎?
常務理事李萃華&理事陳律至&監事林羣凱：附議。
理事長方子平：好的，林明隆填入監事的參考名單。這兩位會議後我都會去告知。
常務監事蕭富聰：如果他們同意，就照這樣製作會員大會手冊和選舉票對嗎？
理事長方子平：是的。如果他們有任何狀況，我會再提出來。關於會員名單，現在是有點少的狀態，我會希望之後把入會申請單，直接紙本印出來，就放在場館做實體推廣，因為網路表單雖然在文書處理上很方便，可是往往回家就忘記要填表送出。
理事徐瑋梃：我很習慣去發紙本，也有幾個人問我過加入資訊，但是常常人一忙就忘記。所以我覺得有實體紙本去推薦是一件不錯的事情。
理事長方子平：最後是選務工作人員。我們上次會議提到，子軒接下來因身涯規劃不會再擔任理事，所以我想請林子軒理事，擔任選務工作人員名單的總召。有人附議?
理事徐瑋梃：附議。
理事林子軒：OK，那具體選務人員要做什麼?
秘書長陳真蓉：選務人員有一個文件可以參考，我會再把檔案給你。原則上，你只要找監票、發票、唱票、計票，這四個人就行了。理事長方子平：因為選務工作人員，他必須不在這個投票名單上面。如果這個人他是現任職位但後面不擔任，這樣子也OK。那就由林子軒理事擔任選務工作人員的總召，會員大會的時間定在8月27號。議案是前面提到的兩個項目。第一個是去年的決算活動報告。第二個是今年的預算跟活動規劃。大家確認沒問題後請投票。

決議：7人同意，照案通過。

十二、臨時動議：
海外賽事選手參賽草案，提請討論。提案人：方子平
理事長方子平：現在進入臨時動議。各位可以打開我前面開給大家的檔案，年初的理監事會議，有提到協會的款項要提撥一部分，贊助選手去參加一些海外的賽事。這是我編列出來的草案，請問有人附議嗎？
常務理事李萃華&理事徐瑋梃&理事許庭瑜：附議。
理事長方子平：它目前還不完善，所以在接下來幾週到下次開會之前，我會需要各位來協助我完善這個草案。關於贊助對象的資格跟條件。選手必須是本會的會員或者是團體會員，是有在籍的有效會員，必須在三年內參與本會所主辦的任何一個比賽，取得前兩名。更細節的規範需要大家後續討論。我希望這個贊助的費用，它不會對協會的財務造成太大的負擔。所以在草案寫補助參賽選手全額的報名費以及定額的交通費，其餘費用由選手自行負擔。定額的交通費之詳細辦法後面再討論。

草案贊助的回饋內容。我希望這些接受贊助的人，他參加活動之後，能提交他的成果報告給協會。這成果報告裡面，希望可以條列幾項內容：活動場地規模、工作人員怎麼執行、參賽選手有哪些…等等。讓這份成果報告有助於協會舉辦活動，或做對照、借鏡。這個成果報告也會刊登在會員電子報裡。至於申請方式…等細節可以後續討論並完善。以上是我撰寫這份草案主要的方向。
常務理事李萃華：我先問一下有沒有人要先講的，因為我下午看了一下，我就有非常、非常多的話想要講。有其他人要講的話就先講。
理事徐瑋梃：我往年打比賽都是季軍，我這點很哭。就個人看法…其他我沒有太多意見。
理事長方子平：好…其他人沒有意見的話，那就請常務理事李萃華。
常務理事李萃華：好，首先就是努力一點拿冠軍、亞軍。我先從選手應該要回饋給協會的東西來討論一下。我覺得這個回饋幾乎像是臺北市的公務員去新加坡考察，回來要交的報告一樣。什麼場地大小、規模…。我覺得這是很詭異的事情，他是選手，他去到現場對他來講最重要的不是場地大小，不是規模，不是什麼東西。他一定會印象深刻的是什麼？是賽規的執行、是他的對手對打風格，然後是他的對戰策略，他賽前做什麼準備、他賽中過程中他有沒有什麼特別的心得可以跟大家分享。這些東西寫成具體的要求還蠻困難的，但是我認為，如果每一個選手他是這個樣子，就用我剛剛那個方式來分享他的參賽心得的話，這個參賽心得可以直接做成，我們已經很久沒有出現的那個會員電子報。
常務監事蕭富聰：我覺得你要求的這些內容，要具體的規範寫出來，並不困難。
理事長方子平：好的，請協助我把草案寫出來，可以嗎?
常務理事李萃華：沒有問題，但是真的不需要什麼場地規模之類的。那再來就是補助金額。我先以過去我帶隊參加某個比賽的經驗。就是贊助比賽報名費還有定額的一部分交通費，這個沒有問題，但是我想要加一些東西。比如說今天他去參賽，然後他報名的團體名稱必須填協會。比如說VN成員出去比賽就是史實歐洲武術聯盟，就不是Vor&Nach。
常務監事蕭富聰：拿著協會的補助去比賽，就是掛著協會的名稱。
常務理事李萃華：當今天選手拿到了前三名獎項，那協會就變成可以多給贊助，可以是獎金或者就是他的交通費全額補助，等於說他事前可能要自己花一部分的錢去買機票，但是事後他可以拿名次來請款。
理事徐瑋梃：有了成績可以領更多這樣。
常務理事李萃華：這個部分一定會影響到每一次的贊助總支出。那我認為以這樣子看起來的話，比如說申請的選手可能五、六個，每一次協會的支出大概是五六萬。假設這是我們每一次預計可以支出的金額，那我們可以設定限制申請名額。假設申請名額只有四個，那這四個怎麼選出來? 就是讓他們去打一個資格賽，這個資格賽就可以做一個前哨的的宣傳。
理事徐瑋梃：就像是亞運資格賽之類的。
理事長方子平：對，這個也是我覺得應該要寫進去的，但是具體怎麼寫，請各位協助，謝謝常務理事。
常務監事蕭富聰：怎麼遴選出贊助對象的機制以及贊助回饋項目，以上都是草案待補資料。
常務理事李萃華：這樣編寫草案會具體很多，也可以很明確的在會員電子報還是在粉絲頁寫明，我們現在打一個資格賽，這幾個人要爭奪贊助，可以炒一波話題性。
理事徐瑋梃：我覺得這樣讓協會花的錢更值得。也能讓公眾參與，資格賽也不是我們說了算。
常務監事蕭富聰：比起炒討論性或者是話題，我覺得這個機制比較可以促進會員跟會員之間的交流。也能讓會員們知道，協會有什麼資源可以去幫助他們。我覺得這個也比較重要。
常務理事李萃華：草案修訂團隊你也要加入喔！那我們再來看申請贊助的資格，這邊提到協會辦的比賽取前兩名，然後非本會主辦的比賽也取前兩名….
常務監事蕭富聰：我不想贊助非會員。
常務理事李萃華：應該說我希望這個錢是贊助給，會來參與本會舉辦的活動的本會會員。我想要這樣講的原因是，我們協會現在很小嘛，然後這麼小的協會每年很努力的辦到四個比賽。四個比賽，你一個比賽都沒有參加過？你去參加其他的比賽就拿著那一個東西回來，跟協會說要贊助你比賽？我覺得這說不過去。
常務監事蕭富聰：我不想開放非本會賽事這件事情。協會的錢沒有大到可以支持我們去做這個動作。
常務理事李萃華：等協會會員的人數多了十倍，之後才可能去討論開放非本會主辦的公開賽。
常務監事蕭富聰：開放非本會主辦的公開賽，30萬結餘很快就花掉了。
理事徐瑋梃：在意義上來說，我們應該專注在我們的會員上面。
常務監事蕭富聰：三年內的協會舉辦賽事，不管大小規模都可以嗎?6人一組跟16人一組的比賽名次都是一樣的嗎?
常務理事李萃華：比如說參賽的組別人數應該要再寫清楚限制，16人以上或8人以上，或是32人以上，之類的。
理事長方子平：我覺得可以限制。草案沒有特別寫進去是因為我們辦的比賽規模最小就是盾劍跟軍刀。我希望這個會議就是先對這一份草案是有共識，詳細的條目我們後面再處理，所以這個議案今天沒有要決議，它肯定是下次再議，然後請這兩週的時間，大家協助我把草案完善。
常務監事蕭富聰：我想問一下有預計一個年度會贊助幾個人嗎?因為這個跟金額有關。
理事長方子平：我們今年提列的就是十萬塊的預算。這是在年初的會議提到的。
常務監事蕭富聰：對，我記得會議有講過，協會會贊助選手比賽。
理事長方子平：我們是在年初的會議裡面先提列準備金大概10萬左右。這個準備金沒有要花光它。所以你想到的次數限制或者是人數限制，這些都是應該要寫進草案的。
常務監事蕭富聰：你是說一個選手他一段時間內只能接受一次贊助，讓其他人都有機會可以申請。
理事長方子平：可以是這樣子的方式。這個就是我需要大家協助我完善草案的地方，因為協會的錢還沒有這麼多。
常務監事蕭富聰：總之預備金就是10萬，任何的規則或者贊助都不能超過這10萬的限制。
理事林子軒：目前有針對跨組別贊助的規則嗎？舉例某位學長，他其實是長劍比較厲害，但是他申請贊助，要出去打Rapier的話……
理事劉宗恩：這個可能要納入審查的考量。
常務理事李萃華：到時候就是提議案審核，選手想怎麼申請都可以。

決議：7人同意草案，修正後下次再議。

十三、自由發言：
理事長方子平：國際單項運動聯合總會，在去年年底11、12月的時候，內部投票同意解散，現在變成是好幾個國際組織一起聯合，等於說一起繼承原本國際單項認證營運項目。我一直很希望，哪天HEMA起碼能夠成為單項運動，被認證成單項運動之後，在申請經費就會相對容易很多。
秘書長陳真蓉：而且在一些城市舉辦的運動會。如果是單項或是非單項的話，比較容易報名把賽事組別塞進去。就會變成可以在官方媒體直接曝光有HEMA這個比賽項目。
理事長方子平：是的，所以這件事情我一直都有在關注，先跟大家報告，我的自由發言結束。
理事徐瑋梃：我想分享，這次Clash of Steel史實歐洲武術嘉年活動結束後，我們放出去的照片以及活動，開始很多人寫心得。我從六七年前，保守一點五六年前開始在參加兵武盃。開始發現，我們玩的東西很厲害、很棒。我們不需要建立在誰的疼痛與鮮血上面，也可以玩得好武術。我們應該讓更多人去知道這件事情。然後，從那時候開始，我自己寫心得、求爺爺告奶奶，拜託你們寫心得吧，這很好玩。你來參加活動沒受傷也玩得很開心。而現在我不用去催促這件事情，越來越多人去寫心得然後分享這個活動。我想說，這一切得來不易，而且我們真的辦得還不錯。參與者發自內心的去分享這個活動。我覺得大家辛苦了，而且大家都很棒。我們每次辦完活動之後忙一忙，然後就沒有人去講出這件事情。所以我想提一下就是這一切不容易，而且有賴在場的所有人以及更多的工作人員，我們才有這些東西。
理事林子軒：關於計分系統在淘汰賽爆掉的這個狀況，我目前是有寫一個初步的檢討報告，我就先把檔案連結貼在訊息欄。基本上我們訓練跑淘汰賽的流程比跑劍池賽相比之下少太多，之後在裁判訓練的時候要加強這部分。裁判訓練終究還是要以裁判訓練為主……
理事長方子平：讓我打斷你一下，我們不是裁判訓練，我們是賽前訓練，所有工作項目都是訓練的一部分。所以不用特別強調說裁判訓練所以裁判比較大。沒有！所有工作人員都很重要！我現在籌辦比賽第三年，每一個崗位都好重要，沒有什麼可以給人出錯的空間。計時計分、檢錄都很重要，裁判只是大家最容易看到的表象，可是很多職位都很重要，包括直播。
常務理事李萃華：理事長，我們都懂。林子軒理事他的重點只是說他可能沒有理解到，比如說在賽前訓練，在各自帶開的時段。其實各個組別的組長，完全可以去針對他今天想要訓練的東西，去做一點訓練。這個也是過去活動的賽事長，他沒有向下去傳達的重點，那這個部分應該要交代未來所有的賽事長。在賽事長交接賽事長的時候，他必須要把這一段，也就是說前面的比如說半小時到一小時每一個小組長，他都應該要有各自準備的課題去帶這個部分。在裁判組是絕對有主題式訓練。我之前看有一次是律至趕鴨子上架，臨時要回去帶檢錄，他馬上找一個主題去帶人，靠他們的經驗去決定內容。我覺得這個項目要趕快訓練，不然未來可能會爆。可是這一個內容，事實上可以把它更組織、條例式的記錄下來，方便未來不管要不要交接的時候都可以去進行，工作人員會比較清楚自己要幹嘛。

林子軒理事，計分組每一次在玩一大堆神奇選手名字的時候，就是計時計分組的主題對嗎？在早就知道有淘汰賽的時候，即便在合組訓練時不是淘汰賽，依然還是可以在開始前做一下討論、帶一下模擬，看一下現場所有組員的反應是怎麼樣。未來這個項目肯定要交代給下一任計時計分負責人，一定要交代給他們。
理事林子軒：好的。