會議記錄-第一屆第十二次理監事聯席會議

發文日期：112年8月23日
發文字號：平字第1120823017號函

會議記錄：

一、時間：112 年 8 月 4 日 21 時 00 分
二、地點：採Goodgle Meet視訊會議
三、出席人員姓名：
理事：方子平、李萃華、徐瑋梃、劉宗恩、黃品澄、陳律至，共 6 人。
監事：許智淵、林羣凱，共 2 人。
四、缺席人員姓名：理事：共 0 人。監事：共 0 人。
五、請假人員姓名：理事：林子軒、許庭瑜、郭柏岑，共 3 人。監事：蕭富聰，共 1 人。
六、列席人員：秘書長陳真蓉，共 1 人。
七、主席：方子平、記錄：陳真蓉。
八、主席致詞：無。
九、來賓致詞：無。
十、報告事項：

7月協會財務報告。

十一、討論提案：

提案 1：第一屆第四次會員大會會員手冊審核，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：第11次會議已經決議會員大會開會時間定在8月27號，禮拜天，下午4點。首先是會議流程：4點的時候開始報到、現況會務報告，然後接下來就是每年度的工作報告、經費、收支，以上帳目都在每一次的理監事會議已經都審核過了。就是把這些我們審核過的資料拿來跟會員做報告。再來提案討論、理監事的選舉。這就是我們的會議流程。決算報告表這個請祕書長報告。
秘書長陳真蓉：以往會員大會除了要看決算表、預算表、基金收支表、現金支出表。現在內政部修改規定，三百萬以下的資金流動，可以直接由決算報告表呈現。所以之後不需要把所有報表，全部羅列在會員大會給會員們看。我們可以把主要重要的幾個項目，應該是說決算報告表依然保有所有科目，只是把細項合併。如捐款欄位所示，捐款收入這個數字就包含了「會員捐款」跟「非會員捐款」，只是把科目整個合併，讓大家看總額數字。所以等於這個決算報告表已經包含了基金收支跟資產負債表。
理事長方子平：有一個報表年分沒有改，兩邊都寫111年，請修正。
秘書長陳真蓉：112年收支預算表在年初的時候，大家已經審核過是同一份資料。
理事長方子平：工作計畫就是向我們會員報告協會做了哪些事情。好，以上兩個提案討論。有其他疑問要提出來的嗎?沒有的話，就看到理監事選舉，之前請林子軒理事擔任選務的總召。不過他上禮拜跟我提因為工作加班的關係，他沒有辦法擔任選務總召。基於這種狀況，這次的總召還是由祕書長陳真蓉來擔任。
秘書長陳真蓉：OK, 沒問題。
理事長方子平：好的，選票的提名人員上次開會已經審核過，這邊就不再重複。也都已經詢問過他們本人的意願，也都沒有問題。以上，這就是我們這一次的會員大會手冊的內容。

決議：5人同意，照案通過。

提案 2：海外賽事選手贊助辦法，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：剛剛陳律至理事有先提到第二大項-贊助對象的資格跟條件。文字寫法不能確定是And還是Or，所以我直接把文字修正。

「受贊助的需符合以下兩項條件：
1. 年滿16歲，為本會有效會員或團體會員在籍者。
2. 三年內，於本會主辦之任意賽事取得前兩名者。」

這樣的話就會符合申請贊助的條件。文字這樣寫有比較清楚嗎?
理事陳律至：OK。
理事長方子平：辦法主要是劉宗恩理事修訂，所以請宗恩報告一下更改的細節。
理事劉宗恩：跟上次會議的草案有幾個不一樣的細節。除了剛才的贊助對象條件以外，我們可以往下看贊助與限制。金額的部分我沒有去做更動，主要是在後面贊助的款項，在審核通過後兩週內給付半額，選手在比賽結束後繳交的東西有做一些增添，如：繳交成果報告書、出賽證明、比賽簡章或者是秩序冊。協會收到上述資料後才會再給付剩餘款項。我修改的部分主要是參考單項協會的一些資料，以及我自己在輔仁大學申請過資料的經驗。

但是輔大在請款是只有做有名次之後的申請。所以一些其他部分，我需要大家再看一下提出想法。我加了第五點，同一名選手每年以補助兩次為限，這個是考慮到可能協會的財務狀況，不太可能每次每年大量的去做贊助，所以先做次數的限制。以及新增在賽事中取得前三名的人的獎勵辦法。選手如果要申請獲獎的額外獎金，是需要再檢附競賽的獎勵證明，比如說獎狀、獎牌、照片，或者是主辦單位的公文等等。獎金是用固定的金額去寫金牌、銀牌跟銅牌。不同的獎項有不同的獎金發放。

另外像是擊劍協會或者劍道協會，他們方式是，有獲獎的人可以獲得全額的機票補助。但是金牌、銀牌跟銅牌各有額度上限。但是我覺得上限都有點高。金牌四萬、銀牌可能3萬還是2萬。我是先寫一個稍微低一點的金額。

我在第四大項，加了入選選手的應循規範，包括需配合本會辦理之賽前集訓計畫，以及如果選手一開始就確定無法全程或者是完全無法參加集訓計畫，那需要在這個書面申請的時候就註明這件事情，並且由理監事會去做審核，審核這位選手在無法參加集訓的情況下，是否要通過給予補助。第三項是獲得本會贊助的選手，若於比賽前後三個月內，經查證有違法犯罪、行為不當、公然侮辱、蓄意損毀比賽器材等…傷害本會信譽之情事，本會得撤銷其補助資格。
理事長方子平：這是參考其他協會寫的嗎？
理事劉宗恩：我記得應該是擊劍協會的選手選拔規範中。我自己覺得是可以參考，當然如果覺得需要文字描述上做修改，也是可以的。只是這一項的訂立，比較能確保這些選手在獲得本會贊助的情況下，因為我相信這些選手去比賽之前之後，協會都會是發文的，而且選手的一些心得、成果報告…等等，也會做為協會電子報的內容，那至少這些選手在獲得補助或說參賽的這一段期間裡面，至少某一個期間裡面，我會認為需要一些行為規範。
理事長方子平：我覺得這一項蠻好的。
理事劉宗恩：贊助回饋的部分沒有改太多，主要是改報告的內容。選手要附上活動現場的照片、寫一定字數的參賽經驗分享，並且要在回來後的兩週以內提出檢附資料。申請方式一樣是email到協會信箱，評選作業是先寫由本會之理監事會議審查。另外有加了每一項賽事最多補助的人數，我是寫4人，如果同一賽事申請的人數達8人以上，將於賽前集訓開始前舉辦選拔賽，決出排名前四名之選手接受補助。這邊可以再多寫一下。
理事長方子平：好，請問各位理監事針對此修訂辦法，有沒有什麼意見想要提出來的。
理事徐瑋梃：兵擊比賽項目的話，有界定說哪些屬於兵擊項目的比賽嗎？
理事劉宗恩：比較有疑慮的應該說，我們比較不太了解的兵擊項目，比如長柄賽。那我們是不是要在這個公開的辦法裡面，就直接寫說只贊助哪一些項目，還是說留到選手提交資料之後，協會審核的時候再去做這件事情的決定。
理事長方子平：好，請問各位理監事對於兵擊項目規範的想法？
監事許智淵：我個人覺得這部分歸在協會審核就好。是否可以補助、不能補助，解釋權應該在協會手上，所以不需要寫這麼細。
理事徐瑋梃：那就之後再審核，不然光是兵擊兩個字涵蓋很多東西。
理事長方子平：還有其他覺得應該要補充的嗎？
理事劉宗恩：我跟其他人討論的時候有想到，有沒有可能選手報的比賽是那種只有四個人還是三個人一組的。
理事長方子平：那是有可能的，所以選手申請贊助去比什麼比賽，這件事情本身協會就是要審核。
理事劉宗恩：那我們有需要在辦法上，註明說需要達某一個參賽人數以上嗎？因為這個可以分兩個部分。一個是選手申請，另外一個是選手拿競賽獎金，也就是前三名。參賽的部分我還沒有想得很清楚，但是如果這個比賽一組四個人，或者說誇張一點一組三個人、兩個人，那他是不可以去申請前三名的獎勵辦法，我自己是這樣覺得。
常務理事黃品澄：我覺得選手申請的門檻已經蠻高了，包含他要參加協會的集訓，如果沒有參與集訓，協會對於其贊助要不要批準也是會事先審核。
理事長方子平：以前Longpoint有在ESPN轉播公開賽事，有頭有臉的大人物在這個比賽打一場表演賽。如果今天是這種性質的話，直接把這個人數定死了，是不是反而麻煩？我想到的是這種狀況。今天的確是一個很公開的賽事，但是人數不一定會很多，因為很可能是一個high level的比賽。也許我們不用在辦法上面直接定死。
理事徐瑋梃：我覺得先不用把細節都定死，不然會無限循環下去。
常務理事李萃華：規則先訂好，這樣子可以避免很多人找麻煩、鑽漏洞。如果有特例，選手要申請，我覺得沒問題，協會可以開會討論給不給。這個是另外一種所謂協會擁有最終解釋權的使用方式。
理事長方子平：喔，反過來也是。
常務理事黃品澄：那應該不是限定組別人數，而是活動或賽事的整體規模去決定，我會覺得在限制上面是比較恰當的。
常務理事李萃華：那我開個25組，每一組4個人就好了。
事理徐瑋梃：我們可以請選手提供秩序冊……
理事長方子平：不好意思打斷一下，秩序冊這種東西，各個單位給出來的時間不一樣，如果提供的時間太短，根本來不及讓我們去審核的話，會是有問題的。而且秩序冊也不是每一個賽事都會給喔。
監事許智淵：結合剛剛常務理事李萃華講的，我們要不要先把人數設定在8人，如果選手參加的賽事不符合8人最低標準，8人就是這個賽事至少有8個人參加。如果不符合申請資格，但所參加的組別強度很高，可以另外書面申請，由協會來審核。這樣就是兩種方式都有，就不會讓參加一個3人的比賽然後也來跟我們申請補助。
理事長方子平：許智淵監事的說法，有人附議嗎?
常務理事李萃華：我想講一下，像剛剛理事長提出來的邀請賽。選手被邀請，他的報名費起碼是全免的，協會額外補助給他要幹嘛？也就是說我認為所謂四個人的邀請賽，是沒有必要列入贊助辦法的討論範圍，甚至一開始就在贊助辦法排除的範圍內，也就是說不在補助範圍內。以8人賽事來講的話，我颱風天完全可以去辦一個八人劍鬥大賽，事實上我是去KTV，然後我拿我兩個禮拜前的照片來跟協會申請，文書我再做一下就好了，為什麼?因為8個人很好湊嘛。任何一個團體要湊八個人都很容易啊。他的團體成員可以同時是其他團體的成員啊。所以我覺得8個人來講的話是很少，但是如果今天他有本事湊到16個人以上，那我發一點體恤金給他也可以。我認為如果一定要設定人數的下限的話，那就是16人以上。
理事長方子平：16人以上的限制，有人附議嗎？
理事徐瑋梃：我附議，至少不會有報名即8強的那種狀況。
常務理事黃品澄：附議，湊16人來比賽畫面太神奇了。
理事徐瑋梃：而且我們是海外輔助辦法，海外還要給他湊16個人，而且還可以再審。
理事劉宗恩：那就再加一項。「選手參加之賽事組別，人數需達16人以上，始得申請。」
理事長方子平：16人。我也覺得算是蠻理想的數字了。那我想提一個可能要考慮的疑問。賽事取得前三名，假設選手參加很多組別，而且他也在很多組別都奪牌。如果考慮到這個狀況的話，要思考一下這個獎金五千四千三千對協會負擔會不會太大。
常務理事李萃華：可以給一點具體的例子嗎?
常務理事黃品澄：假設我們的選手團參加詩中劍比賽，宗恩三組全包金牌，跟選手團有三個人分別拿到金牌，這樣你的支出是一樣的啊？所以如果獎金全部灌在劉宗恩身上，會有什麼不妥嗎?
理事劉宗恩：不要一直用我的名字來講這件事情。但是大方向來講是沒什麼問題。出賽的選手他拿了超多金牌，或者說最多四名選手一個賽事拿了超多金牌。如果因為這樣就是給獎勵太少或不重複給的話也說不過去。
常務理事李萃華：我沒看過除了Axel Patterson或者Ties Kool以外，有人可以跑到海外去參加比賽，然後一個人把比賽的所有組別的前三名都包辦。如果真的有，而協會有贊助，那就大寫特寫啊，請選手要配合協會去做訪談、影片啊…等等，那你要不要給贊助？我覺得給啊！
常務理事黃品澄：這是一個很好的極端狀況。
理事長方子平：我剛剛稍微按一下計算機，就真的把獎金減少，其實也會顯得協會很小氣。實際上最後總支出的金額差距也沒有真的那麼大，那就不改吧。好，對於這份贊助辦法還沒有其他人有意見要提出來的。好，陳律至理事OK嗎？
理事陳律至：我這邊沒問題。
理事長方子平：好的，因為剛剛好像都沒聽到你的聲音。
理事劉宗恩：選手配合本會去做宣傳。要不要打在贊助辦法？
理事長方子平：不用，那個應該是協會本身該做的事情，請不要把它混進去。好，那麼請各位理事投票。

決議：6人同意，照案通過。
【海外賽事選手贊助辦法】已公布至網站

十二、臨時動議：會員入會審核，提請討論。
提案者：方子平
理事長方子平：連御清、王淳謙申請入會，兩位是Vor&Nach的長劍班的學員。王淳謙已經連著擔任好幾項賽事的計時計分人員，也有積極參賽，VN的Fight Night也都看得到他，他現在是徐瑋梃理事的學生。連御清之前有蒐集Fight Night的影片剪了合輯出來，現在是李萃華常務理事的學生。請各位審核是否同意入會。

決議：5人同意，照案通過。

十三、自由發言：
理事長方子平：也請各位有在教課的教練們，多多宣傳加入協會，我們的會員人數不是很夠。
秘書長陳真蓉：會員的申請表格都有放在場館的桌上，如果有會員表示他有意願加入，其實可以直接請他先填表，因為如果請他回去自行操作的話，通常都會忘記。
理事徐瑋梃：我最近跟我學生介紹我們協會在幹嘛，以及我的想法。我會推薦給大家再招收更多會員進來的時候當參考。因為以前沒什麼人注意HEMA的時候，我就覺得說拜託你們來一下、來捧場一下。到近幾年我的想法開始轉變，變成非常務實的去告訴大家說，你來這個活動可以得到什麼，不是拜託你來，或者在一些文宣裡寫說什麼犧牲你的時間來，謝謝你之類的，不！

你來這裡就是會得到很好的東西。而這些很好的東西需要最務實的去推動。就是錢。最簡單的就是各位的常年會費，會變成各個比賽、講座以及更好的，你們在這個運動裡面會得到的東西。我覺得我現在是這樣告訴別人我們協會在幹嘛的，給大家參考一下。你們的錢錢都會變成講座跟比賽的形狀。請大家支持一下HEMA Union。
理事長方子平：我們辦比賽、講座期間，也可以放在旁邊讓人填寫申請。今年Clash of Steel就有人問怎麼加入協會，雖然現在是電子化的時代，但有些事情回歸紙本效果會比較好。

十四、散會時間：23時00分。

理事長：