會議記錄-第一屆第八次理監事聯席會議

發文日期：112年3月21日
發文字號：平字第1120321007號函

會議記錄：

一、時間：111 年 11 月 25 日 20 時 00 分
二、地點：採Goodgle Meet視訊會議
三、出席人員姓名：
理事：方子平、李萃華、郭柏岑、徐瑋梃、劉宗恩、黃品澄、林子軒、許庭瑜、陳律至，共 9 人。
監事：蕭富聰、許智淵、林羣凱，共 3 人。
四、缺席人員姓名：理事：共 0 人。監事：共 0 人。
五、請假人員姓名：理事：共 0 人。監事：共 0 人。
六、列席人員：秘書長陳真蓉、候補理事：劉建德、譚正，共 3 人。
七、主席：方子平、記錄：陳真蓉。
八、主席致詞：感謝大家來參與開會，時間有限直接進入報告事項吧。
九、來賓致詞：無。
十、報告事項：111年7月至10月經費收支表+資產負債表。協會名稱變更，工作進度報告。購置協會專用行動硬碟2T*2，專門儲存賽事影片。

十一、討論提案：

提案 1：2022 Clash of Steel成果報告，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：2022 Clash of Steel總參加人數-男生38+女生6人合計44人，若含工作人員及講師，當天活動人數達50位左右。參與比賽的有4個社團。

本次活動前的文宣效果明顯改善，感謝活動顧問常務理事李萃華、理事徐瑋梃、黃品澄、劉宗恩，盡可能地將文宣分享出去，觸及率在活動前1個月有提升。加入攤商也有吸引到平常觸及不到的群眾。講師的協調與規劃也花了不少時間溝通，課程的反應事還不錯的。

本次活動需要改善：
1) 直播工作的對接，由於聯絡上的延誤及廠商之間的協調沒做好，有些細部的瑕疵，如：AB場地進廣告的時機不一致、B場地計分畫面與現場選手顏色相反、賽評主播聲音過小，機器未事先教準….等。
2) 部分工作人員行前訓練不足，如檢錄、計時計分與裁判，在訓練內容上要再做調整。
3) 撤場規劃不足，導致拉長撤場時間與最後歸位人員不足，之後在年底的兵武盃我會負責這一塊的統籌，將撤場的時間流程與監控做完整SOP。
4) 預算無確實控管，多項額外支出導致整體預算超支。
請各位成員過目此成果報告書。

決議：7人同意，照案通過。

提案 2：2023年度工作計畫，提請討論。
提案人：方子平
理事長方子平：明年主要工作項目
1. 第二屆理監事選舉。
2. 8月會員大會。
3. 四次理監事會議。
4. 裁判訓練。
5. 2023 Clash of Steel預計6/24-6/25舉辦。
6. 兵武盃12月初舉辦。
決定是否要舉辦HEMA表演之類的活動，或者延續劍術研討會。如果成員們有其他活動發想，都可以提出來。請各位成員過目2023Clash of Steel企畫書草案，另外明年我想規劃新增2項兵器賽事。

決議：7人同意，照案通過。

提案 3：購置協會專用剪接電腦，提請討論。
提案人：許庭瑜
理事許庭瑜：這份是提案PPT，因應剪片需求越來越重，提議用協會資源購入專用電腦，幫助成員產出協會影片時有硬體可以使用。本次提案不是同意後馬上要購買，而是想確定大家的意見和共識。

PPT有列出可能的機型與大約的費用，作業系統我建議購買IOS，原因是賽事使用的高速攝影都是IOS系統，在相容性與對接上比較不會有問題。

理事長方子平：因協會目前的資產，尚無法馬上撥款，但我同意理事許庭瑜的提案。
理事許庭瑜：我知道，所以我先提案，希望未來列預算的時候能列入考量，等經費足夠能撥款時我們再來討論細節。
理事林子軒：除了影片剪接以外，還會規劃其他用途嗎？
理事長方子平：有的！將來在直播賽事的時候，就有自己的設備不用再花錢租借。
理事許庭瑜：同時在美工方面也能有一致性，像是字型、美工軟體…等，不會有參差不齊的狀況。
理事陳律至：我想詢問要怎麼決定能使用這項設備的人員？
理事許庭瑜：我目前的規劃是，只要是協會成員都能借用設備，能越多人使用並把推廣融入各自的生活圈是最好的。
理事林子軒：PPT裡都是筆電機行，選擇桌機性價比應該會比較好吧？
理事許庭瑜：主要考量到放置空間+賽事直播需要攜帶，筆電比較不會有問題。

決議：7人同意，照案通過。

提案 4：訂購協會專用網路空間，提請討論。
提案人：林子軒
理事林子軒：這份是提案PPT，之前祕書長有出現過硬碟損壞的狀況，導致珍貴的賽事與訪問影片直接毀損無法使用，故提出訂購專用網路空間當作第三個儲存點。除此之外，我也研究了非營利機構能夠使用的資源平台，名單皆列在PPT內。如果資源平台申請通過，在協會的組織與作業上會有很大的幫助。

理事徐瑋梃：我想確定你是要提案購買網路空間還是資源平台申請？
理事長方子平：應該說不管有沒有申請成功資源平台，購買網路空間都是要做的，有成功申請到資源平台，網路空間的費用就能有折扣，這是理事林子軒放在一起講的原因。

決議：7人同意，照案通過。

十二、臨時動議：

常務理事李萃華：有3點要提：
1) 我們協會名稱已經更改，場館的協會匾額應該更換。
2)未來有任何方案要討論，請提前將檔案丟出來，不要臨時在會議過程中加入細項討論。
3) 需要招開Clash of Steel檢討會，檢視需要調整的地方，請確定招開日期。

理事長方子平：第1和第2點會著手處理和注意。第三點招開Clash of Steel檢討會，預計在12月以前的某個週五晚上進行，我覆議這個提案。

決議：附議人數過半，臨時動議通過。

十三、自由發言：

常務監事蕭富聰：2023的企畫書裡提到的費用，一些細節需要待討論，之後要處理。以及開會通知Email，請在通知信件裡附上要開會的檔案，這樣在開會時比較好找。
理事許庭瑜：有需要製作檔案的話，請務必提早通知，至少有一個假日的時間，以免趕不上會議。

十四、散會時間：21時30分。

理事長：